In un’azienda il come e il dove analizzare i dati per il controllo di gestione è sicuramente una delle prime questioni da dirimere .
Il sondaggio effettuato circa un anno fa, all’interno del gruppo linkedin Controllo di Gestione, si poneva lo stesso quesito con l’obiettivo di tracciare quale fosse la strada più seguita da chi si occupa di questo ambito aziendale.
Il sondaggio aveva la finalità di comprendere quali fossero le modalità più consigliate per effettuare le analisi per il controllo di gestione.
Su 131 voti, 64 votanti (il 48% del totale) hanno ritenuto che uno strumento di business intelligence sia la strada ottimale o perlomeno a cui tendere. I punti di forza dei prodotti di business intelligence, rispetto ad esempio al reporting del proprio ERP (27% dei voti), risiedono nel fatto che:
- la generazione del datawarehouse, sui cui si dovrebbe appoggiare un prodotto di business intelligence, consente di consolidare la propria base dati attingendo da più fonti (quindi non solo dal database del proprio ERP)
- lavorare su dati certi con la possibilità di aggregare fonti tra di loro eterogenei ( p.e. due aziende dello stesso gruppo con diverso ERP)
- velocità dell’analisi con la possibilità di aggregare dati eterogenei
- interfaccia grafica che consente una migliora navigabilità dati, potenziata dalla costruzione di dashboard ad hoc
- un ambiente dove effettuare la simulazione dei dati
- un luogo unico dove effettuare le analisi
Sicuramente sono argomentazioni che hanno una certa consistenza, ma occorre sottolineare tre elementi:
- l’ERP rimane sempre il cuore del controllo di gestione, soprattutto nella sua accezione più strettamente economica. Se all’interno dell’ERP non viene strutturato un modello di controllo di gestione sia per le componenti a valore (contabilità analitica) che per gli elementi quantitativi (contabilità delle prestazioni , contabilità della produzione e contabilità dei materiali) il datawarehousing può rivelarsi una mission impossibile, in quanto alcuni dati possono non essere stati definiti o non sia possibile normalizzarli
- in un ERP che si definisce tale deve essere garantito un livello minimo per la analisi del controllo di gestione, eventualmente esportabile su excel. In particolare per le realtà di piccole dimensioni, che da poco hanno deciso di strutturare il controllo di gestione, questo livello nei primi anni può essere sufficiente. Solo quando si ha preso padronanza dei macro dati si può porre l’obiettivo di spingere l’analisi nel dettaglio integrandola il più possibile con altre fonti di dati
- sicuramente le interrogazioni di cui sono dotati gli strumenti di business di intelligence sono più potenti di quelli presenti nativamente negli ERP. Ma la definizione del datawarehouse, la sua manutenzione e la costruzione delle dashboard difficilmente sono know-how reperibili all’interno della propria azienda.Avvalersi di consulenti esterni diventa fondamentale per il successo del progetto, ma occorre valutarne l’impatto in termini di costi/benefici
La cenerentola del sondaggio è l’importazione dei dati su excel, con il 21% delle preferenze.
Tuttavia nelle aziende di piccole dimensioni è risaputo che questa modalità rappresenti,ancora oggi, una delle più frequenti con cui viene effettuato il controllo di gestione. Con tutti i limiti,in particolare la certezza/integrità del dato, questa modalità ha degli elementi apprezzabili:
- su excel sono definibili modelli di reportistica, che possono essere poi replicati su altri strumenti
- excel è un ambiente che si presta agevolmente per effettuare le simulazioni
- la diffusione aziendale di excel solitamente è molto elevata e ciò facilità la condivisione del reporting
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Il risultato del reporting su excel è che alla fine ognuno ha i suoi numeri, che raramente coincidono con quelli degli altri.
Excel è lo strumento favorito di chi si diverte a creare reports e grafici colorati, ma ciò che conta sono i numeri che stanno nel data base.
Anche la possibilità di integrare dati da fonti diverse, se non c’è un controllo ferreo di coerenza, fa più danni che altro, e un controllo ferreo è spesso ciò che molti utenti non gradiscono.
parole sante
Quello che dici vale solo per le grandi aziende … le medie e le piccole hanno spesso bisogno di sistemi di controllo ma non possono fare grossi investimenti, quindi la soluzione office spesso permette di dare una soluzione mirata a queste aziende … il problema non è divertirsi a fare i reports e i grafici colorati, il problema è conoscere lo strumento a fondo per sfruttarlo al massimo e con un approccio semplice per chi lo utilizza.
Del controllo di gestione hanno più bisogno le piccole e medie aziende che le grandi. Tenete presente le piccole aziende non possono permettersi manager che contano decine di migliaia di euro l’anno.
La provenienza dei dati se sei capace di utilizzare bene excel è più sicura di un programma di business intelligenze … te lo dice uno che per 30 anni ha ideato progettato, realizzato, assistito software gestionale sia per aziende che per commercialisti.
Ti dico un’altra cosa non è che molti utenti non gradiscono un controllo ferreo ma semplicemente non si fidano … e su certi prodotti fanno bene.
Nella mia storia nel campo dell’informatica ho visto realizzare ben 2 BI nessuno dei due aveva un corretto import di dati, perché … spesso i programmatori sono tecnici e fanno quello che gli dici … come i computer.
Io, soprattutto sulle piccole e medie aziende mi fido molto di più di excell che di un BI fatto da chi non sa nemmeno a cosa serve. Inoltre il vantaggio di excell è che lo puoi adattare alle nuove esigenze a costi bassi e nelle piccole e medie aziende questo vuol dire molto in questi tempi
Concordo con quanto detto. In particolare anch’io mi sono ritrovato spesso nella situazione di utilizzare estrazioni dati realizzate da programmatori che non hanno competenze contabili e che faticano quindi ad avere la giusta sensibilità nel controllare quello che realizzano.
Io, avendo buone conoscenze informatiche che riesco ad abbinare al mio lavoro di controller, trovo comodo abbinare Access ad Excel, in modo da estrarre direttamente dal gestionale ERP le informazioni che mi servono, con query mirate alle analisi che devo effettuare, e poi utilizzo Excel per realizzare report per il management. Questa soluzione mi garantisce velocità nel reperimento dei dati e qualità nella reportistica. Una volta impostate le query ed i report, diventa facile replicare le analisi nei periodi successivi.
Nella mia esperienza di consulente ISO con funzioni di controller, le aziende impiantistiche tendono sempre ad aggregare i dati,a valore e a quantità, secondo le disposizioni -ma sopratutto le sensazioni e la difficoltà ad esprimersi di un direttore tecnico coadiuvato dalla/dal c.d.”ragioniere”. Riscontro spesso ostilità alla presenza/uso di “paroloni inglesi” da parte delle Dir.Aziendali, I CdG reperiti e controllati sono spesso improntati ad una quantificazione veloce che porti verso una fatturazione veloce. Non c’e’ molta attenzione o sensibilità ai costi larvati o al raffronto tra Consuntivo e Preventivo;nella convinzione di avere “fatto bene da subito” , quasi nessuno si accorge che il MOL non è affatto il net-core della commessa…E c’e’ da sudare per cercare di essere capiti.
Mi trovo spesso a dover estrapolare dati dal gestionale ed utilizzare Excel per la presentazione degli stessi. Esiste un generatore di report che si possa sfruttare al meglio senza essere esperti programmatori?
Grazie